Prozesse digitalisieren: Effiziente Verwaltungsarbeit mit Projektron BCS

Digitale Abläufe, vernetzte Daten: Projektmanagement im öffentlichen Sektor neu gedacht

Zentrale Projektsteuerung, automatisierte Verwaltungsprozesse und datenschutzkonforme Umsetzung – mit diesen Anforderungen sehen sich viele öffentliche Einrichtungen bei der digitalen Transformation konfrontiert. Eine Lösung, die diese Aspekte vereint, ist Projektron BCS – eine webbasierte Projektmanagement- und ERP-Software, die bereits in verschiedenen öffentlichen Organisationen zum Einsatz kommt.

Die Software erlaubt es, klassische und agile Projektmethoden flexibel zu kombinieren – von PRINCE2 und V-Modell XT über HERMES bis hin zu Scrum. Gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, Ressourcen, Budgets und Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform zu verwalten. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf dem Prozessmanagement: Standardisierte Abläufe lassen sich modellieren und automatisieren, individuelle Freigabe- und Antragsprozesse können digital abgebildet werden.

Für öffentliche Einrichtungen bedeutet das: weniger Medienbrüche, mehr Transparenz und eine effizientere Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Anstatt in getrennten Systemen zu arbeiten, laufen Informationen gebündelt zusammen, beispielsweise bei Genehmigungsverfahren oder im Ressourcencontrolling.

Ein weiteres zentrales Thema ist die Umsetzung gesetzlicher Anforderungen. So ist die digitale Rechnungsstellung ab 2025 verpflichtend. Die Software verfügt über eine integrierte E-Rechnungslösung, die sich in bestehende Prozesse einfügt und die digitale Abwicklung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützt.

Auch beim Thema Künstliche Intelligenz zeigen sich neue Möglichkeiten. Erste Anwendungen, beispielsweise für die Zusammenfassung von Supportanfragen oder die Unterstützung bei Routineaufgaben – sind bereits in der Praxis angekommen. Perspektivisch sollen solche Funktionen dabei helfen, personelle Ressourcen gezielter einzusetzen und den Verwaltungsalltag zu entlasten.

Datensicherheit bleibt dabei ein zentrales Kriterium: Die Lösung ist sowohl cloudbasiert als auch als On-Premises-Variante betreibbar und erfüllt branchenspezifische Sicherheitsstandards – ein Aspekt, der insbesondere für Einrichtungen mit sensiblen Daten von entscheidender Bedeutung ist.

Ein Blick in die Praxis zeigt: Digitale Lösungen allein sind kein Allheilmittel. Entscheidend ist, dass sie sich in bestehende Strukturen integrieren lassen und von den Anwendern akzeptiert werden. Deshalb setzen viele Einrichtungen neben der technischen Einführung auch auf begleitende Maßnahmen wie Schulungen und die frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder.

Die Digitalisierung öffentlicher Dienstleistungen ist nach wie vor ein komplexes Vorhaben, doch mit skalierbaren, anpassungsfähigen Systemen lassen sich wichtige Schritte hin zu einer vernetzten, zukunftsfähigen Verwaltung gehen.