Eine Umfrage zeigt: 44 Prozent der Verwaltungsbeschäftigten nutzen KI-Tools, die für die Verwaltung freigegeben worden sind. Aber insgesamt setzen 83 Prozent der Mitarbeitenden Künstliche Intelligenz ein – ein erheblicher Teil arbeitet also mit „Schatten-KI“, wie Lars Hoppmann, geschäftführender Vorstand der VITAKO- Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister, es nennt. Wie KI sich sicher in die Verwaltung bringen lässt, zeigten vier VITAKO-Mitgliedsunternehmen auf der SCCON 2026.

IVA: Unterstützung bei der Auswertung von Anträgen

Die AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern) hat den intelligenten Verwaltungsassistenten IVA entwickelt, der Behörden bei der Auswertung und Nachbearbeitung von Anträgen unterstützt. Viele Kommunalmitarbeitende seien stark überlastet: durch die schiere Menge an Anträgen, aber auch durch Lücken, Fehler oder schwer nachprüfbare Angaben in den Formularen, erklärte Christian Davepon, Head of AI bei AKDB.

Um die Bearbeitungsprozesse einfacher und schneller zu machen, hat die AKDB die intelligente Plattform IVA aufgesetzt, die mit zwei Modulen arbeitet: eines für Antragstellung, das andere für Sachbearbeitung. Die KI kann Online-Anträge erfassen, die Dokumente auslesen und Informationen für die Nachbearbeitung aufbereiten – zum Beispiel für die Nachforderung von Informationen oder Belegen. Das System eigne sich für die unterschiedlichsten Ämter, sagte Davepon. Aktuell sei es bereits in 127 Ausländerbehörden im Einsatz, außerdem in der Bearbeitung von Wohngeldanträgen sowie in zwei Pilotprojekten der Jugendhilfe.

Speech to Text: KI dokumentiert, Jugendamt berät

Stark überlastet sind auch die Jugendämter in Deutschland. Akute Krisen, zu wenige Mitarbeiter und vor allem auch die aufwändigen Dokumentationspflichten sorgten immer wieder für Fälle von Staatsversagen, sagte Arne Baltissen, Geschäftsführer von Prosoz Herten.

In ersten Pilotprojekten hat Prosoz eine KI eingesetzt, die Gespräche im Browser aufzeichnet, verschlüsselt an einen EU-Server übermittelt, dort die Daten transkribiert und dem Amt anschließend ein fertiges Protokoll übermittelt. “Dokumentationen dauern so nur noch Minuten statt Stunden, betonte Baltissen. Im Probebetrieb hätten die Jugendämter bei den Protokollen bis zu 70 Prozent Zeit gespart. Das Tool sei in Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten entstanden und rechtssicher.

ekom21: Wegeinformation für Rettungskräfte

Für Katastrophenfälle gibt es Evakuierungspläne. Doch was, wenn ein Unfall oder ein Massenansturm wichtige Rettungswege verstopfen? Die Softwarefirma ekom21 hat für Einsatzleitungen einen virtuellen Assistenten entwickelt. „Unsere Idee ist: Wir achten bei statischen Plänen auf lokale Besonderheiten und ergänzen sie um Echtzeitdaten aus Kameras und Sensoren“, erläuterte Nina Mergner, zuständig für Strategische Digitalisierungsberatung bei ekom21. Dadurch könne die Einsatzleitung im Sekundentakt reagieren, weil das KI-System erkennt, wo Rettungswagen feststecken oder ob sich gerade irgendwo Engpässe aufstauen. „Bei dynamischen Schadenslagen nutzen wir so den Zeitvorteil.“

davinKI: Die sichere Chat-Plattform für Behörden

Regio IT hat die KI-Plattform davinKI entwickelt, die Kommunen je nach ihrem individuellen Bedarf unterstützt. „KI muss vom Arbeitsplatz des Mitarbeitenden betrachtet werden“, sagte Yasmeen Babar, Leiterin des Competence Center AI, Automation and Data Platforms. Also: Wie breit ist das Aufgabengebiet, wie spezialisiert die Arbeit? davinKI ist eine LLM-Plattform, die an Datenbanken und Fachverfahren angebunden ist. Sie arbeitet mit einem europäischen Suchindex und verzichtet auf US-Angebote wie Google oder Bing. Der Assistent chattet, erstellt Analysen, Berichte, Kosten- oder Rechtsvergleiche.