Knapp 70.000 Befragte aus der öffentlichen Verwaltung, 300 Workshops, 60 Fallstudien, 44 Kommunen und rund drei Millionen Datenpunkte: Mit einer beeindruckenden Datenbasis zeigt Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves von der Universität Bremen auf der SCCON, wie es um die KI-Transformation in Deutschlands Verwaltungen steht. Die Ergebnisse präsentiert er beim Panel „Die KI-Realität in Deutschlands Verwaltungen: Wo wir stehen und was jetzt zu tun ist“.

In einem gemeinsamen Forschungsprojekt mit dem Deutschen Landkreistag untersucht Niehaves, wie zukunftsfähig Kommunen beim Einsatz Künstlicher Intelligenz sind. Denn neue Technologien brauchen häufig länger, bis sie in den Verwaltungen ankommen. Ob Chatbots, Assistenten oder jetzt KI-Agenten: „Das, was hier auf der SCCON diskutiert wird, kommt mit ein bis zwei Jahren Verzögerung erst in der Breite der Verwaltungen an“, sagt der Forscher. Wie erfolgreich die Transformation gelingt, hänge vor allem von Governance und Schwerpunktsetzung ab.

Drei Wege der KI-Transformation

Niehaves und sein Forschungsteam identifizieren drei Transformationstypen:

• Typ 1 – Der strategische Wegbereiter: Transformationsprozesse werden über Strategien gesteuert, bleiben in ihrer Wirkung aber häufig begrenzt.
• • Typ 2 – Der technologische Umsetzer: Eine starke Digitalabteilung treibt Technik und Tools voran. Weil das organisatorische Commitment fehlt, zieht der Rest der Verwaltung jedoch nicht mit.
• • Typ 3 – Der kulturelle Befähiger: Empathisches Leadership stellt den Menschen in den Mittelpunkt. Die Transformation findet breite Akzeptanz, doch bei Umsetzung und Skalierung gibt es Schwierigkeiten.

Drei Viertel der untersuchten deutschen Verwaltungen gehören zu Typ 2. „Die IT rödelt und tut, schafft es aber nicht, die gesamte Organisation mitzunehmen. Und neue Ideen und Technik machen alles nur noch schlimmer“, erklärt Niehaves.

Doch es gibt auch eine gute Nachricht: „Die Zeiten des Geredes sind überall vorbei. Wir sind in der Umsetzungsphase. Aber dabei müssen alle Bereiche – von Personal bis Verwaltungsvorstand – mitgenommen werden.“ Auch Compliance, Ethik und gemeinsame Strategien spielen dabei eine wichtige Rolle.

Gemeinsam Lösungen entwickeln und nutzen

Auf Zusammenarbeit setzt auch Ina Laukötter, Landrätin des Kreises Gütersloh. Gemeinsam mit der Universität Bremen hat der Kreis eine eigene KI-Strategie und Nutzungsrichtlinie erarbeitet. „Wir müssen möglichst viele Mitarbeitende mitnehmen, durch Schulungen, aber auch durch Vorbilder an der Spitze. Und wir müssen Lösungen über kommunale Grenzen hinweg teilen“, sagt Laukötter.

Dabei gehe es auch darum, sich von der Suche nach der jeweils perfekten Einzellösung für das eigene Haus zu verabschieden. „Statt noch karierte Maiglöckchen aufzumalen, sollten wir uns lieber bei anderen unterhaken und Standardlösungen für die Breite nutzen.“

Jörg Krämer, stellvertretender CIO in der Abteilung Verwaltungsdigitalisierung beim Hessischen Ministerium für Digitalisierung und Innovation, sieht in KI eine historische Chance: „Bei anderen Themen haben unterschiedliche Verwaltungen jeweils ihre eigene Geschichte. Aber bei KI fangen alle neu an.“

Neben den richtigen Tools seien vor allem Kompetenzaufbau und Governance entscheidend. „Es geht darum, ethische Grundsätze und Regularien zu erarbeiten, und Guidelines für die Mitarbeiter. Wichtig ist aber auch ein grundlegendes Verständnis davon zu vermitteln, was KI wie macht, und damit die Angst zu nehmen und dazu zu ermuntern, auch mal was auszuprobieren“, erklärt Krämer.

Ängste ernst nehmen, Führungskräfte einbinden

Die Bremer Forschung zeigt: Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fürchten, den Anschluss zu verlieren, mit der Entwicklung nicht Schritt halten zu können oder durch KI ganz ersetzt zu werden. KI-Schulungen können diese Ängste abmildern.

Bei Führungskräften funktionieren solche Weiterbildungen allerdings nicht, erklärt Niehaves. „Da wirken diese Art Schulungen nicht. Die Führungskräfte in anderen Abteilungen wie zum Beispiel im Sozialamt oder im Verkehrswesen haben Angst vor Bedeutungsverlust, Machterosion und davor, Gestaltungsmöglichkeiten zu verlieren.“

Entscheidend sei deshalb, dass Führungskräfte in ihren jeweiligen Bereichen den Einsatz und die Grenzen von KI selbst mitgestalten können.