Wikis im öffentlichen Sektor: Effiziente Wissensverteilung und verlässliche Information

Die effiziente Verfügbarkeit von Informationen wird im öffentlichen Sektor immer wichtiger. Gut strukturierte Wiki-Systeme können helfen, Wissensverteilung zu fördern, Bürokratie zu reduzieren und Informationen schnell auffindbar zu machen. Ein Potenzial von Wikis im öffentlichen Sektor liegt in ihrer Fähigkeit, die Mitarbeitenden stärker in die Verwaltungsprozesse einzubinden. Sie können ihre Expertise einbringen und die Erfahrungen ihrer Kolleginnen und Kollegen in ihre Entscheidungen einbeziehen.

Mit Wikis Freiräume schaffen

„Ämter, Abteilungen, Leitstellen, Informations- und Kooperationszentren, Referate und Fachbereiche profitieren sehr davon, dass sie ihr Wissen in Wikis schnell und ohne langwierige Genehmigungs- und Freigabeverfahren ablegen und weiterentwickeln können. Dies ist gerade in Zeiten des Umbruchs von großer Bedeutung“, sagt Dr. Richard Heigl, CEO der Hallo Welt! GmbH. Das Unternehmen aus Regensburg hat sich darauf spezialisiert, die Prinzipien der Wikipedia für Unternehmen und Behörden nutzbar zu machen. „Mit Wikis schaffen wir Freiräume, um effektiver und ressourcensparender zu arbeiten, Vertretungen im Krankheits- oder Urlaubsfall mit Wissen zu versorgen oder Regelwerke, Richtlinien und Zuständigkeiten auffindbar zu machen“, sagt Heigl. BlueSpice, die Hauptlösung des Unternehmens, ermöglicht es Behörden, Wissen effizient zu dokumentieren und zugänglich zu machen.

Gleichzeitig müssen bestimmte Informationen qualitätsgesichert werden. Auch hier kommt BlueSpice ins Spiel: „Man kann dort, wo es notwendig ist, auch mit Workflows und Freigaben arbeiten. Wir stellen also ein breites Tool-Set zur Verfügung, mit dem man eine abteilungsübergreifende Wissensdatenbank genauso betreiben kann wie ein ISO-zertifizierbares Managementsystem“, sagt Heigl.

Verlässlichkeit erhöhen mit KI

Bei HalloWelt! wird aktuell an der Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in Wikis gearbeitet, um die Verlässlichkeit der bereitgestellten Informationen zu erhöhen. Zuletzt konnte das Unternehmen zusammen mit dem BMBF, dem GovTech Campus, dem Fraunhofer IVV und der deepset GmbH Wikis mit Chatbots verbinden und die Technologie für ein Förderhandbuch innerhalb weniger Monate nutzbar machen.

Aktuell liegt der Fokus darauf, die Verlässlichkeit der Informationen zu erhöhen, die über digitale Agenten an die Nutzerinnen und Nutzer ausgegeben werden. „Darüber hinaus haben wir noch zahlreiche Ideen, wie Menschen und KI sinnvoll zusammenarbeiten können, um Fachwissen aufzubereiten und zu teilen. Auf der Smart Country Convention werden wir voraussichtlich darüber berichten“, sagt Heigl.