Dank Softwareroboter tausende Arbeitsstunden pro Jahr eingespart
Kommunale Verwaltungen stehen zunehmend unter Druck, Prozesse zu automatisieren, damit effizienter zu gestalten und zeitgemäßen Service zu bieten. Wie das gelingen kann, zeigt die Stadt Nürnberg.
Wolfgang Landmann (Stadt Nürnberg) und seine Panel-Kollegen präsentieren vor vollem Publikum, wie Softwareroboter Verwaltungsprozesse effizienter machen. Foto: Messe Berlin
Baugenehmigung, Melderegister oder der Antrag auf Einbürgerung – die Automatisierung von Verwaltungsprozessen mithilfe digitaler Technologien verspricht nicht nur Entlastung für Mitarbeitende, sondern auch schnellere Abläufe, mehr Transparenz und weniger Bürokratie. Wie das konkret aussehen kann, zeigte Wolfgang Landmann, Abteilungsleiter IT Business Services bei der Stadt Nürnberg, auf der Veranstaltung „Von der Akte zum Algorithmus: Prozessautomatisierung in Kommunen“, einer Session des Innovators Club, der Ideenschmiede des Deutschen Städte- und Gemeindebundes.
In der fränkischen Stadt mit 544.000 Einwohnerinnen, Einwohnern und rund 12.000 Mitarbeitenden in der Verwaltung drängen steigende Antragszahlen, die immer angespanntere Haushaltslage, der Fachkräftemangel wie auch der Anspruch der Bürger auf schnellere, digitalere Services zu innovativen Automatisierungslösungen. „RPA, also Robotic Process Automation, ist für uns ein zentraler Baustein der digitalen Transformation in der Stadtverwaltung“, sagte Landmann. Softwareroboter übernehmen in Nürnberg standardisierte Aufgaben.
Win-Win-Situation für alle
Ein Einsatzbeispiel gibt Landmann mit dem Online-Antrag auf Einbürgerung. „Der Roboter übernimmt die Vollständigkeitsprüfung, die Antragserfassung und die Sicherheitsabfragen bei externen Stellen.“ Ohne ihn müsste ein Mitarbeiter den Antrag fünf- bis zehnmal anfassen, noch bevor er eine Entscheidung über die Einbürgerung getroffen hat. „Es ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Der Mitarbeiter wird von monotonen, zeitintensiven Arbeiten entlastet und der Antrag schneller bearbeitet“, so IT-Abteilungsleiter Landmann.
Für die Automatisierung ausgewählt würden Prozesse mit einfachen, regelbasierten Aufgaben und hohen Antragsvolumen, die im rechtlichen Rahmen auch automatisiert werden dürften. Minimalgrenze bei der Stundenersparnis pro Jahr liegt laut Landmann bei kleineren Prozessen bei 500 Stunden, bei größeren von 2500 bis 9000 Stunden pro Jahr. „Der Return of invest sollte in den ersten zwölf Monaten gegeben sein.“ Die Nachfrage innerhalb der Verwaltung nach Prozessautomatisierungen sei groß: „Wir haben eine sehr lange Pipeline aus verschiedenen Dienststellen, die wir nach und nach prüfen und gucken, was wir anpacken können.“